KOKOA OÜ vastaa siitä, miten ja mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään tällä sivustolla.
2. Mitä tietoja keräämme
Keräämme henkilötietoja, kun täytät matkalle ilmoittautumislomakkeen tai yhteydenottolomakkeen.
Ilmoittautumislomakkeella kerättävät tiedot:
nimi
syntymäaika (laivayhtiön vaatima tieto matkajärjestelyjä varten)
sähköpostiosoite
puhelinnumero
postiosoite
muut tiedot, jotka kirjoitat itse tekstikenttään
Yhteydenottolomakkeella kerättävät tiedot:
nimi
sähköpostiosoite
viestin sisältö (ja mahdollinen puhelinnumero, jos annat sen)
Vapaa tekstikenttä – tärkeä huomio:
Jos kirjoitat tekstikenttään esimerkiksi ruoka-aineallergioita tai esteettömyyteen liittyviä tietoja (kuten pyörätuolin käyttö), nämä voivat olla terveyttä koskevia tietoja. Käsittelemme tällaisia tietoja vain, jos ne ovat tarpeen matkajärjestelyjen tekemiseksi (katso kohta 4).
1. Matkalle ilmoittautuminen ja varauksen käsittely
jotta voimme käsitellä ilmoittautumisesi, olla sinuun yhteydessä ja järjestää matkan
2. Yhteydenottoihin vastaaminen
jotta voimme vastata kysymyksiisi ja hoitaa asiakaspalvelua
3. Laskutus ja kirjanpito
jotta voimme laatia laskun ja hoitaa lakisääteiset kirjanpitovelvoitteet
4. Käsittelyn oikeusperusteet ja erityiset tiedot
Tavalliset henkilötiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, osoite, viestit) käsittelemme, koska käsittely on tarpeen:
1. sopimusta varten tai sopimusta edeltäviä toimenpiteitä varten (esim. ilmoittautumisen käsittely ja matkajärjestelyt), ja/tai
2. oikeutetun edun perusteella (asiakaspalvelu ja viestintä), ja/tai
3. lakisääteisen velvoitteen vuoksi (kirjanpito).
Allergia-, esteettömyys- ja muut mahdolliset terveystiedot:
Jos annat tällaisia tietoja, käsittelemme niitä vain matkan toteuttamiseksi (esim. ruokailujen ja majoituksen järjestäminen). Näiden tietojen käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseesi.
Voit halutessasi antaa tiedot yleisellä tasolla ja välttää yksityiskohtia.
Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun sähköpostiin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen perumista tehtyyn käsittelyyn, mutta voi rajoittaa mahdollisuuksiamme järjestää kyseiset erityisjärjestelyt.
5. Kenelle tietoja luovutetaan
Luovutamme tietoja vain siltä osin kuin se on tarpeen matkan järjestämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Tietoja voivat saada esimerkiksi:
laivayhtiö (matkustajatiedot, mukaan lukien syntymäaika, varauksia varten)
vastuullinen matkanjärjestäjä / toteutuskumppani
hotellit ja muut majoituspalvelut
ravintolat ja ruokapalvelut (vain tarvittavat tiedot, esim. erityisruokavalio)
kirjanpito (laskutuksen ja tositteiden tiedot)
Luovutamme aina vain ne tiedot, joita kyseinen taho tarvitsee tehtävänsä hoitamiseksi.
6. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Toimimme EU:ssa, ja tavoitteemme on käsitellä henkilötietoja EU/ETA-alueella.
Jos käytämme palveluntarjoajia, joiden toimintaan voi liittyä tietojen käsittelyä EU/ETA-alueen ulkopuolella, huolehdimme lain edellyttämistä suojatoimista ja kerromme asiasta tarvittaessa.
7. Kuinka kauan tietoja säilytetään
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä ilmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin.
Yhteydenotot: tyypillisesti enintään 12 kuukautta viestin käsittelystä, ellei asia edellytä pidempää käsittelyä.
Matkailmoittautumiset ja matkan toteuttamiseen liittyvät tiedot: tyypillisesti enintään 24 kuukautta matkan päättymisestä (esim. jälkikysymykset ja käytännön asiat).
Laskutus ja kirjanpitoaineisto: säilytetään Viron kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Allergia- ja esteettömyystiedot: poistetaan lähtökohtaisesti mahdollisimman pian matkan jälkeen, kun niitä ei enää tarvita matkajärjestelyihin.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
1. Saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja pyytää niistä kopio
2. Pyytää virheellisten tietojen oikaisua
3. Pyytää tietojen poistamista silloin, kun meillä ei ole perustetta säilyttää niitä
4. Pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
5. Vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa (erityisesti, jos perusteena on oikeutettu etu)
6. Tietyin edellytyksin saada tiedot siirrettävässä muodossa
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
9. Valitusoikeus
Jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa voit olla yhteydessä Tietosuojavaltuutetun toimistoon ja Virossa Andmekaitse Inspektsiooniin.
10. Tietoturva
Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät, ja käytämme tarvittaessa sopimuksia ja käytäntöjä, joilla varmistetaan tietojen asianmukainen käsittely myös kumppaneiden kanssa.
11. Ovatko tiedot pakollisia?
Jotta voimme käsitellä ilmoittautumisesi tai vastata viestiisi, tarvitsemme vähintään nimen ja yhteystiedot.
Jos et anna tarvittavia tietoja, emme välttämättä pysty käsittelemään ilmoittautumistasi tai vastaamaan yhteydenottoosi.
